Всяка церемония по топинг-аут е голямо събитие – поне за клиента. Почти се разбира, че искате да споделите този момент с приятели, познати, роднини или дори клиенти и бизнес партньори. По правило това работи само с писмо с покана. И точните думи са от решаващо значение. Достатъчна причина да го разгледате по-отблизо.
Основно
Церемонията по откриването е нещо като крайъгълен камък в строителството на сграда. Това бележи завършването на важен първи етап от строителството. Почти от само себе си се разбира, че това, разбира се, трябва да се отпразнува. Но, както всички знаем, празненството без гости не струва много. За да мотивирате хората наистина да присъстват на празничното събитие, е необходима покана. Ако имате роднини и близки приятели, обикновено не би трябвало да е проблем да ги накарате да присъстват на тържеството. При познатите обаче нещата изглеждат малко по-различно. И ако сградата не е просто построена частно, но служи като нова сграда или разширение на фирма, бързо се сблъсквате с нови предизвикателства при достигането на бизнес партньори, клиенти и не на последно място до обществеността с работеща покана. И в двата случая трябва да бъдат изяснени следните точки:
- Времето на хората е ограничено
- Днес сте подложени на много изисквания и често сте щастливи, че нямате уговорени срещи
- Все повече хора очакват нещо специално, например да приемат покана
- Към хората винаги трябва да се обръщаме емоционално, а не само рационално
- Колкото по-индивидуална и лична е една покана, толкова по-ефективна е тя
- Поканата трябва да ви накара да проявите любопитство и да искате да присъствате на събитието
- Също така трябва да е възможно най-кратко
- Освен текста, роля играе и атрактивният дизайн
Хората днес имат безкрайни възможности. Те са свободни да решат как искат да прекарват ограниченото си свободно време. Ето защо текстът на поканата за церемония по завършването трябва да бъде възможно най-мотивиращ - и непременно трябва да има нещо общо с въпросната сграда и с клиента. Разбира се, имате нужда и от много конкретна информация, като дата, място и начало на тържеството.
Трезво-фактически срещу емоционално-лични
По принцип има два начина да напишете текст на покана за церемония по топинга - или трезво-фактически, т.е. фокусиран върху съществената информация, или емоционално-личен, без да пропускате необходимата информация. Опитът показва, че вторият подход е по-ефективен. Нека да разгледаме два примера:
- „Сърдечно бихме искали да ви поканим на церемонията по завършването на нашата нова къща на XX. XX. XXX в XX. XX следобед на улица XXXXXX.”
- „Ура, готово! Обвивката на нашата нова къща е завършена и можем да отпразнуваме церемонията по покриването. За нас това е много специален момент, който определено искаме да споделим с вас. Затова най-сърдечно ви каним на церемонията по завършването на XX. XX. XXX в XX. XX следобед на улица XXXXXX."
И двата варианта изпращат покана и съдържат цялата необходима информация. Вариант две обаче е свързан с много емоции. Това също така подчертава колко е важно за собствениците на сградата потенциалният гост да участва в събитието. Обзалагам се, че ще привлече повече гости от вариант едно - просто защото хората искат да се обръщат към тях емоционално и лично. Сега някой може да възрази, че това работи частно, но не и когато една компания празнува своята церемония по откриването. Точно обратното е, тук също може да се направи емоционално обръщение, дори и да е добре премерено.
Пример
„Обвивката на нашата нова административна сграда е завършена. Скоро ще можем да предложим на нашите служители, нашите бизнес партньори и нашите клиенти модерна, приятна атмосфера. Това е важна стъпка за нашите компании, за да продължат да бъдат успешни и в бъдеще. Затова бихме искали да ви поканим на церемонията по завършването на XX. XX. XXX в XX. XX следобед на улица XXXXXX."
Емоциите също играят роля в този текст, без това да се изражда в изобилие. В същото време се подчертава важността на новата сграда.
Покана за пресата
Фирма или компания определено трябва да покани пресата на предстоящата церемония по топинг-аут. В края на краищата един вестникарски репортаж например може да бъде безплатна реклама или поне добър PR. За да бъде забелязана поканата, текстът на поканата трябва да съдържа допълнителна информация в компресиран вид, с която редакторите да могат да работят. Това включва например информация за това колко е инвестирано в новата сграда или колко хора ще работят там в бъдеще. Ако има някакви специални функции, ще бъде добре да ги споменете. Не на последно място, важна е основна информация за компанията.
Стихове
Стихотворенията са изключително популярни, когато става въпрос за покани за церемония по награждаването. Можете да ги намерите в изобилие в интернет. Стихотворенията със сигурност работят, ако имат определен дух и в идеалния случай съдържат и нотка хумор. Те обаче трябва да се използват само частно. Ако решите да използвате готово стихотворение, определено трябва да добавите личен щрих към него. В крайна сметка всичко се свежда до индивидуалност и емоции.
